Оплата товаров, работ, услуг (НИУ ВШЭ - покупатель)

Страница переехала! Актуальная информация доступна в карточке сервиса ЕЛК

Уважаемые коллеги!

Информируем Вас, что в Управление бухгалтерского учета принимаются счета на оплату, оформленные следующим образом:

  1. Счет на оплату должен содержать все обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму:

1.      дата и номер документа;

2.      наименование контрагента (поставщика);

3.      банковские реквизиты контрагента (поставщика);

4.      наименование покупателя;

5.      банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес покупателя;

6.      наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;

7.      сумму к уплате, в том числе НДС (в случае его наличия);

8.      подписи руководителя и главного бухгалтера с обязательной расшифровкой.

2. На оригинале счета обязательно проставляется отметка «В бухгалтерию к оплате» с визой руководителя с расшифровкой ФИО, должности и даты.

3. Все счета принимаются на оплату в течение 10 рабочих дней с даты их выставления.
 

Памятка по оформлению счета к оплате 2021

СЧЕТА, ДАТИРОВАННЫЕ 2020 ГОДОМ, НА ОПЛАТУ НЕ ПРИНИМАЮТСЯ!*

*Счета на оплату, датированные 2020 годом, оплаченные спустя более чем месяц, дают право контрагентам предъявить нам претензию за несвоевременное выполнение обязательств по оплате за поставленные товары (работы, услуги), принимая во внимание, что в договорах, как правило, устанавливается условие о сроках выполнения обязательства сторонами.

 4. К оплате принимаются только оригиналы счетов. Служебные записки о принятии копии счета не принимаются. 

 5. Согласование счетов с ДКЗТ проходит по системе СЭД.

 6. УБУ счета в СЭД не согласовывает, а принимает к исполнению.

 В соответствии со ст. 9 п. 3 Федерального закона от 06 декабря 2011г. (с изменениями и дополнениями от 26 июля 2019 г.) № 402-ФЗ  «О бухгалтерском учете»:

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. 

Требования в письменной форме главного бухгалтера, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.  

При подготовке пакета документов на оплату, когда ВШЭ является покупателем товаров, работ, услуг, обратите внимание: если стоимость покупки облагается НДС, наличие счета-фактуры или универсального передаточного документа с собственноручной подписью уполномоченных лиц обязательно.

Использование факсимиле не допускается (Письмо Минфина от 8 декабря 2017 г. N 03-03-06/1/81951)

Образец счет-фактуры на товары и услуги не подлежащих прослеживаемости 

Образец счет-фактуры на товары подлежащих прослеживаемости 

Образец УПД 

Обязательные реквизиты счета-фактуры (согласно НК РФ)

ст. 169 "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 08.08.2024) (с изм. и доп., вст. В силу с 08.09.2024) {КонсультантПлюс}

В счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения оплаты, частичной оплаты или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, реквизиты, позволяющие идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав;

5) порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

6.1) наименование валюты;

6.2) идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) регистрационный номер декларации на товары;

15) код вида товара в соответствии с единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Сведения, предусмотренные настоящим подпунктом, указываются в отношении товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена Евразийского экономического союза;

16) регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;

17) количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

18) количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости;

19) стоимость товара, подлежащего прослеживаемости.

Сведения, предусмотренные подпунктом 13 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Сведения, предусмотренные подпунктом 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не являются государства - члены Евразийского экономического союза. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

Сведения, предусмотренные подпунктами 16 - 19 настоящего пункта, указываются при реализации товаров (в том числе в составе комплектов (наборов), подлежащих прослеживаемости, а также при передаче товаров, подлежащих прослеживаемости, в составе выполненных работ.

В соответствии с пунктом 2(2) Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление от 26.12.2011 N 1137), при составлении счета-фактуры на бумажном носителе на товары, не подлежащие прослеживаемости, работы, услуги, имущественные права графы 12 - 13 не формируются.

Следовательно, если налогоплательщик не реализует товары, подлежащие прослеживаемости, или осуществляет операции по реализации работ (услуг), передаче имущественных прав, то графы 12 - 13 в счете-фактуре, составляемом на бумажном носителе, отображать необязательно. При этом право налогоплательщика исключать строки и графы из утвержденной Постановлением от 26.12.2011 N 1137 формы счета-фактуры не предусмотрено.

Обязательные реквизиты счет-фактуры 

Акт об оказании услуг должен содержать следующие обязательные реквизиты

1. Наименование документа; 
2. Дата составления документа;
3. Наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
4. Содержание факта хозяйственной жизни;
5. Величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. Наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или отвечают за ее оформление;
7. Подписи ответственных лиц и их расшифровка или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
8. Информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) представляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Часть 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности»

Обратите внимание! Если в документе предусмотрено место для печати (М.П.), то её обязательно нужно поставить!

Документы, которые составлены на иностранном языке, нужно построчно перевести на русский. Это необходимо для целей бухучета  и налогообложения (п. 31 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», ст. 313 НК). В самих документах на иностранном языке ничего дописывать не нужно. К ним надо приложить отдельные переводы, которые подписаны переводчиками.

Перевести документ на русский язык может профессиональный переводчик или сотрудник организации, который владеет иностранным языком (письма Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 № 03-08-05/1).

Учреждение может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20.03.1883) или их значение для подтверждения расходов несущественно. Например, в авиабилете на иностранном языке сохраняются условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6, от 14.09.2009 № 03-03-05/170).