Финансовая приёмная НИУ ВШЭ: итоги первого года работы

Финансовая приёмная, открывшаяся 4 сентября 2023 года, подвела итоги первого года работы. За это время было исполнено 47 896 заявок от 5 640 уникальных клиентов. Финансовая приёмная быстро зарекомендовала себя как эффективный и удобный инструмент для решения финансовых вопросов внутри университета.

Популярные сервисы и их востребованность

В течение года пользователи активно использовали разнообразные сервисы приёмной. Лидерами по количеству обращений стали следующие услуги:

• Передача оригиналов первичных документов на оплату — 39% всех заявок.
• Компенсация расходов на командировку — 9%.
• Возврат и перенос денежных средств — 8%.
• Выставление счета и счета-фактуры — 7%.
• Получение справок о заработной плате — 6%.

Сотрудники и студенты НИУ ВШЭ активно используют приёмную для решения как повседневных, так и более специфических финансовых вопросов.

Основные обновления и улучшения

За прошедший год в финансовой приёмной было реализовано несколько значимых улучшений, которые заметно упростили работу с финансовыми документами и повысили удобство пользования сервисами. Среди них:

1. Создание электронного сервиса выпуска зарплатных карт, оптимизирован и стандартный сценарий, где бумажная анкета-заявление была сокращена до одной страницы;
2. Внедрение электронного сервиса заказа справок для сотрудников и студентов, который ускорил и автоматизировал процесс получения необходимых документов;
3. Запуск электронного сервиса для выставления счетов, счетов-фактур и формирования актов сверки взаиморасчетов, что значительно облегчило документооборот и позволило получать документы онлайн;
4. Сокращение перечня обязательных документов для оплаты счетов и уменьшение времени оплаты с 16 до 8 рабочих часов;
5. Возможность передачи документов в приёмную из 5 различных локаций Вышки через сервис по передаче документов между корпусами Управления делами, что заметно повысило удобство и скорость обслуживания;
6. Запуск онлайн-консультаций по сервисам прямо из карточек ЕЛК, что дало возможность оперативного получения помощи;
7. Сокращение среднего срока обработки обращений на 20% благодаря оптимизации внутренних процессов;
8. Ремонт кассы с дизайн-проектом от Школы дизайна, улучшивший условия работы с наличными средствами;
9. Подготовка буклета с инфографикой о возмещаемых расходах на командировки, что сделало информацию о процессах ещё более доступной и понятной;
10. Победа финансовой приёмной в конкурсе Лучших практик Программы Приоритет-2030, благодаря чему её достижения войдут в сборник лучших практик за 2024 год.

В ближайшее время финансовая приемная планирует продолжить развитие своих сервисов и внедрить новые возможности, которые сделают её работу ещё более удобной и доступной, например, перейти на дистанционную выдачу справок, подписываемых электронной подписью, отменить необходимость посещения подразделений по обходному листу при увольнении (совместно со смежными службами).  

Руководитель финансовой приёмной, Светлана Хасанова, отметила:

«В течение года мы погружались в жизнь, культуру и ценности Вышки, став её неотъемлемой частью. Какой результат наших усилий – оценивать, конечно же, вам. Обратная связь, которую мы получаем, позволяет развивать наши сервисы и услуги, делая процессы понятнее, прозрачнее и эффективнее, приводя к оптимальному взаимодействию и достижению наших общих целей».