Продолжаем делать наши сервисы удобнее. Встречайте обновленный сервис «Выставление счетов и счетов-фактур»

Мы обновили сервис по выставлению счетов и формированию закрывающих документов для контрагентов, которым университет оказал услуги. Эти обновления упрощают процесс и повышают удобство клиентов фин.блока: изменили процесс заказа документов, отслеживания их готовности и способов получения.

Как было

До внесения изменений процесс заказа необходимых документов для подтверждения оказанных услуг и получения оплаты был довольно запутанным. Пользователям приходилось выяснять, куда именно им необходимо обратиться за документами, при этом выбор был не из легких: три или четыре разных электронных адреса плюс специализированная Google-форма. Отсутствовала система уведомлений о готовности документов, из-за чего можно было прийти в финансовую приемную и узнать, что документы еще не готовы.

Как стало

Обновленный процесс предполагает ряд улучшений, которые значительно облегчают жизнь пользователям:
1. Единая форма заказа документов: теперь всегда понятно, куда обращаться за нужными документами, что исключает путаницу и упрощает процесс заказа.
2. Отслеживание статуса готовности в заявке: информация о готовности документов теперь отображается непосредственно в заявке, доступ к которой осуществляется через личный кабинет пользователя (ЕЛК).
3. Уведомления по электронной почте: пользователи получают информацию о готовности документов вместе с приглашением к их получению на электронную почту, что позволяет избежать лишних походов в приемную.
4. Разнообразие способов получения: финансовая приемная на Мясницкой, единая приемная на Покровском бульваре и электронная копия по почте.

Что будет дальше
В дальнейшем планируется еще больше автоматизировать процесс формирования документов. В частности, предполагается, что документы будут формироваться напрямую из учетных систем университета, таких как СЭД, hse.reg и других, на основании данных из договора. Это избавит пользователей от необходимости заполнять многочисленные поля в заявках, поскольку все необходимые данные будут подтягиваться автоматически. Обсуждается вопрос о том, чтобы подразделения самостоятельно могли формировать и подписывать счета. Эти изменения направлены на дальнейшее ускорение процедур и повышение эффективности работы с документами в НИУ ВШЭ.