Шпаргалка для МОЛ. Разбираем популярные вопросы о материальной ответственности.
Финансовой дирекцией проведен анализ обращений работников НИУ ВШЭ по вопросам, касающимся выдачи материальных ценностей, назначения материально ответственных лиц, обеспечения сохранности и учета выданного работникам имущества. Ответы на наиболее актуальные вопросы представлены ниже.
Вопрос 1: Как Финансовая дирекция Вышки взаимодействует с материально ответственными лицами (МОЛ) подразделений?
Взаимодействие Финансовой дирекции с МОЛ регламентируется действующим в НИУ ВШЭ Положением о материальной ответственности работников (https://www.hse.ru/docs/581688718.html), а также заключенным с МОЛ договором о полной материальной ответственности.
Консультации по вопросам материальной ответственности и учета материальных ценностей предоставляются работниками Отдела учета нефинансовых активов Управления бухгалтерского учета и отчетности (далее — Отдел учета НФА, УБУиО). Контакты и распределение обязанностей работников Отдела учета НФА размещены по ссылке: https://fd.hse.ru//.
Для удобства самостоятельной работы МОЛ, на странице Финансовой дирекции в разделе «Материально ответственным» размещены памятки и шаблоны необходимых документов:
(https://fd.hse.ru/servisy/materialno_otvetstvennym/oformlenie_materialnoy_otvetstvennosti)
(https://fd.hse.ru/servisy/materialno_otvetstvennym/poluchenie_i_spisanie_osnovnyh_sredstv).
Вопрос 2: Какие действия необходимо предпринять при увольнении МОЛ или ухода МОЛ в длительный отпуск?
В случае увольнения МОЛ или предоставления ему отпуска по уходу за ребенком (или иного длительного отпуска свыше 3-х месяцев) руководитель структурного подразделения Университета определяет нового МОЛ, которому будет осуществлена передача закрепленных материальных ценностей.
Передача материальных ценностей новому МОЛ состоит из следующих этапов:
1. Визирование руководителем подразделения заявления работника на увольнение/отпуск.
2. Направление руководителем подразделения служебной записки в Отдел учета нефинансовых активов Управления бухгалтерского учета и отчетности (далее - Отдел учета НФА, УБУиО) о назначении нового материально ответственного лица (не позднее чем за 10 рабочих дней до даты увольнения);
3. Запрос МОЛ в Отделе учета НФА (https://fd.hse.ru/) ведомости остатков материальных ценностей в электронном виде (приходит на электронную почту);
4. Издание приказа о проведения внеплановой инвентаризации материальных ценностей, закрепленных за МОЛ;
5. Проведение инвентаризации, оформление необходимых документов;
6. Подписание документов о перемещении материальных ценностей на новое МОЛ;
7. Подготовка Отделом учета НФА Соглашения о расторжении договора о полной индивидуальной материальной ответственности (только при увольнении);
8. Визирование Отделом учета НФА обходного листа МОЛ, что подтверждает, что все ранее вверенное имущество передано в полном объеме новому МОЛ (только при увольнении).
Вопрос 3: Как МОЛ избежать утраты вверенного имущества?
Избежать утраты вверенного имущества поможет выполнение следующих простых правил:
1. Оформляйте документы на любое перемещение имущества.
Например:
а) передаете ноутбук в пользование работнику для дистанционной работы – обязательно оформляйте Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
б) передаете монитор (принтер и т.д.) в другое подразделение или в ремонт – оформляйте накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450).
2. Своевременно передавайте оформленные документы о перемещении имущества в Отдел по учету нефинансовых активов (в течении 3 рабочих дней с момента оформления).
Отсутствие в Отделе учета НФА актуальных данных по перемещению имущества создает риск возникновения требований к МОЛ, в части выбывшего имущества.
3. Ведите инвентарный список нефинансовых активов (МОЛ может вести свой собственный список в любом текстовом или табличном офисном редакторе).
4. Обращайтесь в Отдел учета НФА (https://fd.hse.ru/) для получения ведомости остатков материальных ценностей и получения консультаций.