Как модернизируется система учета имущества в Высшей школе экономики
В апреле 2025 года в НИУ ВШЭ была запущена система «Инвентаризация и управление имуществом» (1С: ИУИ) для материально ответственных лиц (МОЛ). О том, как автоматизируются процессы учета материальных ценностей в университете, в чем преимущества новой системы и как она упростит работу МОЛ, рассказала начальник отдела учета нефинансовых активов Ольга Грызлова.
— Как был устроен учет материальных запасов в Вышке до запуска 1С: ИУИ? С какими трудностями сталкивались МОЛ и бухгалтерия?
— До внедрения 1С: ИУИ абсолютно все процессы были на бумаге. Материально ответственным приходилось обращаться к бухгалтеру, чтобы проверить документ перед подписанием, запросить ведомости остатков материальных запасов или выгрузку необходимых данных из системы бухгалтерского учета. Коллеги тратили много времени на предзаполнение полей при формировании документов. Часто МОЛ допускали ошибки из-за технических нюансов заполнения excel-документа. Все это сильно тормозило работу.
— Как вы пришли к решению перейти на 1С: ИУИ?
— Создание единого информационного пространства для МОЛ последние годы было одной из приоритетных задач для финансового блока. После долгих поисков мы пришли к выводу, что ни один программный продукт, который существует на российском рынке, не подходит под потребности нашего университета.
Поэтому мы приняли решение собрать проектную команду с участием коллег из финансового, административно-управленческого блоков, Дирекции по информационным технологиям и создать систему, учитывающую всю специфику и особенности университетских процессов.
По сути, мы взяли коммерческий продукт 1С и полностью перерабатываем его под государственный учет, начиная от механизмов и заканчивая наименованиями строк
По опыту общения с коллегами из других университетов можно утверждать, что учет материальных ценностей вызывает серьезные трудности у многих из них. Поскольку программа 1С создана в первую очередь для профессиональных пользователей (например, бухгалтеров), МОЛ часто путаются в интерфейсе системы, документах и правилах их оформления. Поэтому одной из задач было максимально упростить интерфейс и сделать систему интуитивно понятной. Какие-то документы нам удалось упразднить, какие-то — сделать доступнее, и в целом мы ее выстраиваем на принципах человекоцентричности, уходя от бюрократических процедур.
— Каких результатов вам уже удалось достичь?
— Во-первых, появление личного кабинета позволяет МОЛ видеть в режиме онлайн документы поступления материальных запасов, ранее сформированные документы перемещения и списания. МОЛ самостоятельно может формировать отчеты о наличии закрепленных за ним материальных запасов, об их движении за определенный период. При этом простой интерфейс позволяет минимизировать ошибки при формировании документов перемещения или списания.
Благодаря 1С: ИУИ время на формирование документа сократилось примерно в 10–15 раз, что существенно экономит МОЛ время работы
Во-вторых, ускорился процесс подписания. Больше не нужно тратить время на личную передачу документов коллегам, которые находятся в разных локациях, документы подписываются онлайн.
Аналогично и с актом списания матценностей: ранее приходилось ждать, когда члены комиссии рассмотрят и подпишут документ на бумаге. Сейчас вся процедура переведена в электронный формат.
— В чем основные преимущества 1С: ИУИ для МОЛ?
— Если сравнивать с другими системами, 1С: ИУИ уникальна тем, что в ней реализованы простой и понятный интерфейс, удобные отчеты, оптимизированные маршруты электронного подписания и согласования документов с последующей их выгрузкой в систему бухгалтерского учета. В новой системе мы оставили только ту информацию, которая необходима МОЛ.
1С: ИУИ позволяет видеть в режиме онлайн все движения материальных ценностей с накладными и подписями, самостоятельно формировать ведомости остатков, а также документы перемещения и списания матценностей без направления на предварительную проверку бухгалтеру.
— Как вы планируете развивать 1С: ИУИ в будущем? Появятся ли в ней новые функции?
— Сейчас мы находимся на стадии доработки системы с учетом пожеланий и рекомендаций пользователей. Много идей по оптимизации различных процессов уже находят свое отражение и существенно ускоряют ввод остальных блоков системы.
В ближайшее время мы рассчитываем запустить блок по оформлению выдачи материальных запасов с центрального склада (канцелярских товаров, бытовой химии и т.п.). Кроме того, мы приступили к проработке процессов по учету основных средств, нематериальных активов — это очень большой блок, более сложный с точки зрения технической реализации, чем материальные запасы.
В планах на следующий год — автоматизация блока инвентаризации, чтобы весь процесс учета матценностей происходил через штрих-кодирование
Это выглядит так: МОЛ наводит камеру смартфона на штрихкод, наклеенный, например, на компьютер, и видит всю необходимую информацию о нем в 1С:ИУИ, а система автоматически предзаполняет поля и формирует документ на передачу или списание.
Мы продолжим проводить обучающие семинары по работе в 1С: ИУИ, на странице Финдирекции размещены подробные инструкции и видео.
Очень приятно получать положительные отзывы от пользователей и непосредственно от своих сотрудников, осознавая, что предшествующий колоссальный труд всей нашей команды оценен коллегами.
Хочу поблагодарить нашу команду и отметить, что промежуточный успех проекта — это результат слаженной и продуктивной работы финансового, цифрового блоков (Чагиной Ирины, Коростелёва Алексея, Соколовой Полины, Чернавцева Николая, Коростелёва Артёма, Канайкиной Татьяны) и административно-хозяйственного блока (Никитиной Натальи).
заместитель начальника отдела учета нефинансовых активов
— При работе в системе 1С: ИУИ выявлены только положительные стороны. Во-первых, скорость отражения факта выдачи в пользование в системе бухгалтерского учета, которая позволяет сразу обработать документ. Бухгалтеру не нужно повторно проходить путь МОЛ при заполнении документа на бумажном носителе.
Во-вторых, сократилось количество возвратов с замечаниями к МОЛ. Система сама сообщает об ошибках на этапе подбора.
Также хочу отметить преимущество электронной подписи. Документы больше не нужно приносить на бумажном носителе и регистрировать в Финансовой приемной, они автоматически подписываются и выгружаются.
ведущий бухгалтер отдела учета нефинансовых активов
— Сначала, признаюсь, я отнеслась к переходу на 1С: ИУИ с некоторой опаской — всегда сложно привыкать к чему-то новому. Но уже после первой недели я поняла, насколько это крутая программа!
Во-первых, интерфейс интуитивный. Все понятно с первого взгляда, не нужно тратить кучу времени на изучение остатков материальных ценностей на МОЛ и бесконечные вопросы коллег. Все под рукой, логично и удобно.
Во-вторых, функционал доступный. Система автоматизирует множество рутинных задач, которые раньше отнимали уйму времени. Теперь я успеваю сделать гораздо больше и чувствую себя гораздо продуктивнее.
В-третьих, командная работа стала намного проще. Общий доступ к проектам, удобная система комментирования и отслеживания изменений — все это позволяет нам работать более слаженно и эффективно. Огромное спасибо команде разработчиков и тем, кто принял решение о переходе на 1С: ИУИ!
Ольга Кандашвили, комендант ДАУК «Строгино»:
— Спасибо вам и вашим коллегам за введение электронного документооборота в части списания материальных запасов. Это значительно упростило оформление актов и намного ускорило процесс проверки и подписания. Очень благодарны Ольге Позныревой за помощь в освоении программы 1С: ИУИ.
Андрей Чернов, инженер отдела связи Дирекции информационных технологий:
— Хочу выразить благодарность сотрудникам, которые смогли запустить списание, перемещение, видимость материальных запасов через программу 1С: ИУИ. С электронным ключом стало намного проще списывать материалы без актов и посещений бухгалтерии, а также передавать материалы между МОЛ. Теперь можно видеть, где находятся материальные запасы, на каких складах или в каких помещениях они лежат. Ждем подобный инструмент для основных средств!
Екатерина Суетина, заместитель директора типографии:
— Хочу оставить свой положительный отзыв о том, как стало удобно списывать запчасти. Можно отслеживать процесс через программу и не бояться, что переданные документы не дошли до конечного пользователя. Раньше приходилось копить акты на списание, чтобы реже проходить эту процедуру, сейчас же установили запчасти — и сразу можно их списать.
Отличный сервис!
Коростелев Алексей Александрович